Términos y condiciones de uso

Baula IMS es un sistema de control de inventarios y costos para restaurantes, desarrollado y operado por BaulaTek.

En este documento, «el Cliente» es el restaurante o empresa que contrata el servicio, y «usuario» es cada persona a la que el Cliente le da acceso al sistema: administradores y empleados.

El uso del sistema implica la aceptación de estas condiciones y de la política de privacidad, que forma parte integral de este documento. Quien no esté de acuerdo debe abstenerse de usar el sistema.

El administrador que crea usuarios dentro del sistema declara que está autorizado para hacerlo en nombre del Cliente y que informó a esas personas sobre las condiciones aquí descritas.

Baula IMS le permite al Cliente, entre otras funciones:

• Llevar el catálogo de insumos, proveedores, recetas y menú.
• Registrar compras, entradas, salidas, mermas, ventas y conteos físicos, por sucursal.
• Calcular existencias, costos, valor de inventario y alertas de vencimiento.
• Administrar usuarios, con permisos y sucursales asignadas por persona.
• Consultar un registro de actividad que indica qué usuario registró cada operación.
• Leer facturas de compra con inteligencia artificial para precargar los datos, sujeto a la revisión de la persona usuaria.

BaulaTek puede modificar, agregar o retirar funciones para mejorar el servicio. Si un cambio elimina una función de la que el Cliente depende, se le comunicará con antelación razonable.

El precio, la forma de pago, la vigencia, los alcances de soporte y los plazos del servicio no se rigen por este documento. Cada Cliente pacta esas condiciones directamente con BaulaTek en un contrato aparte, porque varían según el restaurante. En caso de discrepancia entre ese contrato y estas condiciones, en esas materias prevalece el contrato.

El acceso es nominal: cada usuario tiene su propia cuenta, y su nombre queda asociado a las operaciones que registra. Compartir credenciales rompe la trazabilidad del inventario, que es la razón de ser del sistema.

• El Cliente es responsable de las cuentas que crea, de los permisos que asigna y de desactivar a quien deja de laborar.
• Cada usuario es responsable de mantener su contraseña en reserva y de no cederla a terceros.
• La recuperación de acceso de los empleados se hace mediante una pregunta de seguridad configurada por el administrador. La del administrador se hace por correo electrónico.
• Ante cualquier sospecha de uso no autorizado, el Cliente debe cambiar las contraseñas afectadas y avisar a BaulaTek.

• Usar el sistema conforme a la ley costarricense y a estas condiciones.
• Cargar información veraz. Las existencias, los costos y los informes que produce el sistema son un reflejo de lo que el Cliente registra.
• Informar a sus empleados que el sistema deja registro de las operaciones que cada uno realiza, según el artículo 5 de la Ley 8968 y lo indicado en la política de privacidad.
• No intentar acceder a datos de otros restaurantes, ni vulnerar los controles de acceso, ni realizar pruebas de seguridad sin autorización escrita de BaulaTek.
• No usar el sistema para almacenar datos sensibles que no correspondan a su operación, como información de salud o datos financieros de terceros.

La información que el Cliente carga en el sistema —catálogo, proveedores, recetas, compras, ventas, inventario e historial— es y sigue siendo del Cliente. BaulaTek la trata únicamente para prestar el servicio, según se detalla en la política de privacidad.

El software, la marca Baula IMS, la marca BaulaTek, el diseño de las pantallas y la documentación son propiedad de BaulaTek. Contratar el servicio otorga un derecho de uso, no una cesión de derechos: no se permite copiar, descompilar, revender ni ceder el sistema a terceros sin autorización escrita.

BaulaTek procura la disponibilidad continua del servicio, pero no la garantiza sin interrupción: hay mantenimientos programados y hay fallas que dependen de terceros, como el proveedor de base de datos o el de alojamiento, indicados en la política de privacidad.

La política de respaldos y los tiempos de atención se pactan en el contrato de cada Cliente. El Cliente puede exportar su información desde el sistema en cualquier momento y se recomienda que lo haga con regularidad.

El sistema puede leer una factura de compra en imagen o PDF y precargar sus líneas usando un servicio de inteligencia artificial de terceros. Esa lectura es una ayuda, no un documento contable: los datos extraídos deben ser revisados y confirmados por una persona antes de aplicarse al inventario, y el sistema exige esa confirmación.

BaulaTek no responde por errores de interpretación del modelo que no hayan sido corregidos en la pantalla de revisión. El detalle de qué se envía y a quién está en la política de privacidad.

Baula IMS es una herramienta de apoyo a la gestión. Las decisiones de compra, producción, precios, descarte de producto y cumplimiento tributario son del Cliente.

BaulaTek no responde por pérdidas derivadas de información mal cargada, de decisiones tomadas con base en los informes, del uso de credenciales compartidas, ni de interrupciones atribuibles a terceros o a fuerza mayor. Nada en esta cláusula limita la responsabilidad que la ley costarricense no permite limitar, incluidos los casos de dolo o culpa grave.

Cualquiera de las partes puede terminar la relación según lo pactado en el contrato. BaulaTek puede suspender el acceso de inmediato si detecta un uso que ponga en riesgo la seguridad o la información de otros clientes.

Terminado el servicio, el Cliente puede solicitar una exportación completa de su información dentro del plazo pactado en su contrato. Vencido ese plazo, BaulaTek podrá eliminarla de forma definitiva, salvo lo que deba conservar por obligación legal.

BaulaTek puede actualizar estas condiciones, y la versión vigente siempre estará publicada en esta página. Si un cambio es sustancial, se le avisará al Cliente por correo electrónico con antelación razonable. Continuar usando el sistema después de esa comunicación implica aceptar la nueva versión.

Estas condiciones se rigen por las leyes de la República de Costa Rica y cualquier controversia se someterá a sus tribunales, salvo que las partes acuerden resolverla por conciliación o arbitraje conforme a la Ley 7727.

Consultas sobre estas condiciones: contacto@baulatek.com · baulatek.com